Das ein Druckangebot formal und inhaltlich perfekt sein sollte, ist eine Selbstverständlichkeit. Die Praxis zeigt allerdings, dass hier, von Seiten der Druckereien, zum Teil noch erheblich Mängel bestehen. Drucksacheneinkäufer kritisieren immer wieder Druckangebote von Druckereien, die den Erwartungen und Ansprüchen leider nicht genügen. Da aber dem Druckangebot eine durchaus große Bedeutung zukommt, möchten wir an dieser Stelle nochmals darauf hinweisen, wie bedeutsam dessen korrekte Ausführung ist. Das Druckangebot ist in vielen Fällen das erste, was der Kunde von seiner vielleicht zukünftigen Druckerei zu sehen bekommt, es lohnt sich also, ein Druckangebot mit der gebotenen Sorgfalt zu erstellen.
Branchenkenner wissen vielleicht, dass von 100 geschriebenen Druckangeboen, in der Druckindustrie, nur ca. 10 – 15 wirklich zu einem Auftrag führen. Diese verhältnismäßig „schlechte Quote“, sollte allerdings nicht dazu verleiten, den Stellenwert des Druckangebotes als erstes „Kontaktmittel“ zu unterschätzen.
Die (schriftliche) Druckanfrage des Kunden ist zumeist Grundlage des Druckangebotes für eine Druckerei. Ist in der Druckanfrage nicht eine eindeutige Spezifikation vorgegeben, sollte zunächst einmal der Griff zum Telefon und ein Gespräch mit dem potentiellen Auftraggeber erfolgen. Bevor das Druckangebot geschrieben werden kann, muss Punkt für Punkt alles eindeutig und unzweifelhaft mit dem Kunden abgeklärt werden, ansonsten findet dieser später im Druckangebot einzelne Postition wieder, die er so nie angefragt hat. Übrigens sind diese „Vorgespräche“ die beste Gelegenheit für eine Druckerei, den Kunden „aus gutem Grund“ zu kontaktieren und dabei so ganz nebenbei, das eigene Unternehmen in ein gutes Bild zu setzen.
Wer als Druckerei in seinem Druckangebot eine Produktionsalternative aufzeigen möchte, sollte diese auch deutlich als solche kennzeichnen. Eine Produktionsalternative (bezüglich Druckverfahren, Material, Weiterverarbeitung etc.) sollte allerdings auch immer einige Worte der Begründung für diese Alternative beinhalten. Der Kunde kann dann in Ruhe die Vor- und Nachteile dieser „neuen Möglichkeiten“ für sich abwägen. Wer sich Gedanken macht und Alternativen iin seinem Druckangebot anbietet, wird so oftmals die erste Pluspunkte beim Empfänger machen.
Mit einer der wichtigsten Punkte, bei einem Druckangebot, ist die termingerechte Abgabe. Wenn der Kunde einen Abgabetermin/eine Abgabefrist vorgegeben hat, so ist eine Druckerei gut beraten, ihr Druckangebot auch pünktlich abzugeben. Die spätere Abgabe des Druckangebotes bzw. das telefonische „Nachfassen“, ob man nicht doch noch ein Angebot abgeben kann, erzeugen beim Druckereikunden eher ein Negativbild. Der beste Grund also, die Vorgaben des Kunden einzuhalten und sich nicht als „Nachzügler“ zu präsentieren.
Noch ein Wort zu den mnachmal eher semiprofessionellen Druckanfragen mancher Kunden. Druckereien sollten hier nicht den Fehler begehen und den Drucksacheneinkäufer deswegen abzuqualifizieren oder gar zu ignorieren. Nicht jeder der Drucksachen einkauft, kann/muss deshalb ein Druckexperte sein. Auch wer solch eine Druckanfrage stellt, erwartet zurecht ebenfalls ein Druckangebot. Es ist Aufgabe und Chance der Druckereien zugleich, aus einer Druckanfrage nach dem Motto “ Ich brauche 20.000 Broschüren in bunt“, zusammen mit dem Kunden, eine Anfrage mit exakten und spezifischen Angaben zu machen. Wer den Servicegedanken nicht nur als leere Worthülse auf das Firmenlogo seiner Druckerei gesetzt hat, der praktiziert diesen auch gerne, spricht mit seinen Kunden und schafft es so auch das perfekte Druckangebot zu erstellen.
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