Briefumschläge – Tipps und günstige Druckereien

Sie meinen, Briefumschläge sind einfach nur Kuverts? Weit gefehlt! Briefumschläge transportieren mehr als den schriftlichen Inhalt: Sie tragen Ihren Absender, fühlen sich hochwertig an oder sind gar für Ihre Versendung individuell hergestellt. Erfahren sie mehr über die Vielfalt Briefkuvert.

Briefumschläge drucken lassen

Der richtige Umschlag für alle Fälle

Bei der Auswahl der Kuverts kommt es darauf an, wen Sie erreichen wollen. Ebenfalls ist entscheidend, was Sie wie versenden möchten. Hier ein kurzer Überblick über Kriterien, die Sie zur richtigen Wahl führen:

  • Wie kommt die Empfängeradresse auf die Briefumschläge?
  • Wie wird frankiert?
  • Wie gestaltet sich der Absender?
  • Wie viel manuelle Arbeit darf die Aussendung benötigen?
  • Dient das Kuvert einer einmaligen Aktion oder soll es Standard sein?
  • Farbig oder schlicht weiß?
  • Fertig vom Lager oder speziell für Sie hergestellt?
  • Wer nutzt die Briefumschläge wofür?

Bereits diese kurze Liste stellt eindrucksvoll dar, dass Briefumschläge mitunter nicht einfach aus dem Schreibwarenhandel stammen können. Für Ihre Geschäftspost bevorraten Sie vielleicht schon individuell hergestellte Umschläge. Steht jedoch eine Massenaussendung für eine Werbekampagne an, kommt es zu neuen Erfordernissen.

Wie kommt die Empfängeradresse auf die Briefumschläge?

Sie haben die Möglichkeit, die Adresse per Seriendruck auf die Briefumschläge aufzubringen. Das setzt eine Datenbank voraus und ebenso einen leistungsstarken Drucker, der den Job schnell und zufriedenstellend erledigt. Tintenstrahler eignen sich dafür eher nicht, Laserdrucker liefern ein professionelleres Ergebnis. Die manuellen Anforderungen sind nicht zu verachten: Die Umschläge müssen eingelegt und bedruckt werden. Schneller kann es gehen, wenn Sie sich für Etiketten entscheiden, die ebenfalls aus der Datenbank erzeugt werden. Dann benötigen Sie fensterlose Umschläge. Befindet sich der Adressat auf dem Anschreiben, greifen Sie zu Briefhüllen mit Fenster. Schnell – aber wenig originell.

Wie wird frankiert?

Briefmarken? Einlieferung bei der Post? Eine eigene Frankiermaschine im Haus? Im letzteren Fall ist es die Maschine, welche Anforderungen an die verwendeten Briefumschläge stellt. Bei größeren Aussendungen sollten Sie die Einlieferung bei der Post bevorzugen, statt Briefmarken zu kleben. Handelt es sich hingegen um eine Aktion im überschaubaren Umfang, kann die Briefmarke zur Gestaltung Ihrer Post entscheidend beitragen.

Wie gestaltet sich der Absender?

Die Frage danach, wie Ihr Absender auf die Briefumschläge gelangt, lässt sich analog zu den vorgenannten Hinweisen beantworten: Ihre hausinterne Frankiermaschine kann eventuell den Absender im selben Druckdurchgang wie das Porto auftragen. Ebenso können Etiketten die wichtigen Daten enthalten. Beziehen Sie Ihre Briefumschläge aus der Druckerei, lohnt die Anfrage nach Preisen für den Adressaufdruck des Absenders.

Wie viel manuelle Arbeit darf die Aussendung benötigen?

Selbstklebende Briefumschläge sind primär für die manuelle Verarbeitung geeignet. Leistungsfähige Frankiermaschinen können die Kuverts gleichfalls verschließen und arbeiten dann mit feuchtklebenden Exemplaren. Es kommt vorrangig darauf an, wie viele Sendungen Sie a) regelmäßig oder b) punktuell erwarten, wenn Sie sich für die passenden Briefumschläge entscheiden.

Dient das Kuvert einer einmaligen Aktion oder soll es Standard sein?

Vermutlich finden sich in jedem Unternehmen verschiedenartige Briefumschläge. Damit ist nicht das Format gemeint, sondern auch die Qualität. Für eine Werbung empfehlen sich Kuverts aus einem Material mit guter Optik und exzellenter Haptik. Nimmt der Konsument das Schreiben aus dem Briefkasten, darf er ein angenehmes Gefühl erleben, sonst ist Ihre Werbung schnell Altpapier. Wie die Größe kann auch die Qualität von Fall zu Fall wechseln. Am Briefumschlag gespart ist jedoch keine Erfolg versprechende Strategie.

Farbig oder schlicht weiß?

Auch bei dieser Frage kommt es sehr auf den Anlass an: Im Tagesgeschäft eignen sich weiße Umschläge gut. Haben Sie sich auf ein Corporate Design festgelegt, sind die Wahlmöglichkeiten beschränkt. Für Sonderaktionen per Post können jedoch spezielle Briefumschläge ein Vorteil sein. Dann gern auch farbig.

Fertig vom Lager …

Die preiswertesten Angebote erhalten Sie aus dem Fachhandel, wenn Sie sich für ein Standard-Kuvert entscheiden. Briefhüllen, die schon von außen auf einen interessanten Inhalt schließen lassen, sind dies allerdings nicht. Fragen Sie im Handel nach, welche Qualitäten zu bekommen sind. Dabei kommt nicht nur der Schreibwarenhändler in Betracht. Vielfach pflegen Druckereien ein eigenes Sortiment, das sich vom üblichen durch Qualität, hervorragende Haptik und großer Farb- und Größenvielfalt auszeichnet. Die Anfrage ist kostenlos und kann gute bis sehr gute Ergebnisse liefern.

… oder speziell für Sie hergestellt?

Sicher kennen Sie sie auch: speziell angefertigte Umschläge mit hoher Funktionalität. Der Umschlag selbst ist bereits ein Werbeträger. Der Innenteil besteht vielleicht aus einer heraustrennbaren Rückantwort. Selbstverständlich trägt er eine individuelle Anrede des Adressaten, weil er on Demand hergestellt wurde. Hier kann kaum noch von Briefhüllen die Rede sein, ein solches Kuvert nähert sich dem Verpackungsdesign und stellt sicher die Königsklasse aller Briefhüllen dar. Allerdings lohnt sich die Investition.

Wer nutzt den Briefumschlag wofür?

Hier soll der Schwerpunkt liegen auf »wofür«. Nicht jede Aussendung ist mit einer anderen vergleichbar. So hat es sich zum Beispiel im Bereich Fundraising als erfolgreich erwiesen, die Kuverts mit der Hand zu beschriften. Die Rücklaufquote war entschieden höher als bei maschinell beschrifteten Briefumschlägen. Und genau hier liegt der neuralgische Punkt: Die Wahl eines Umschlags ist keineswegs zu vernachlässigen, sondern kann über Erfolg oder Misserfolg einer teuren Marketingaktion entscheiden.

Gebräuchliche Nomenklatur für DIN Umschlag-Formate

DIN lang (DIN C5/6) nimmt ein gedritteltes DIN A4 Blatt auf.
DIN C6 eignet sich, um ein DIN A4 Blatt über Kreuz gefaltet zu umhüllen.
DIN C5 reicht aus, um ein einmal gefalztes DIN A4 Blatt aufzunehmen, also DIN A5.
DIN C4 entspricht einer passenden Hülle für ein ungefaltetes DIN A4 Blatt.

Da bei der Wahl des Umschlags auch Portogebühren berücksichtigt werden müssen, hier eine kurze Übersicht zu den aktuellen Preisen: Alle hier angegebenen Formate eignen sich als Standardbrief und sind je nach Gewicht im untersten Preissegment der Post zu verschicken. DIN C4 und etliche der verfügbaren Sonderformate erfordern höheres Porto.

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