Wie druckt Deutschland?

Egal ob als Multifunktions – oder Einzelgerät: Der Drucker ist sowohl im gewerblichen, als auch im privaten Bereich kaum wegzudenken. Jahr für Jahr werden Millionen von Geräte dieser Art verkauft.

Jedoch weiß man relativ wenig darüber, wie und wofür die Geräte in den heimischen vier Wänden oder im Büro genutzt werden: Was wird besonders häufig gedruckt? Welche Funktionen sind dem Anwender am wichtigsten? Auf welche Art und Weise erwirbt man ein solches Gerät vorrangig?

Auf der Grundlage von Verkaufszahlen und Eigenerfahrungen sollen diese Fragen nun beantwortet werden. Damit lassen sich Aussagen über die vorhandene Druckinfrastruktur, über das Beschaffungsverhalten und letztlich auch über die vorrangige Nutzung von Druckern treffen.

Druckverhalten in Deutschland, Österreich und der Schweiz

In Deutschland wird, im Gegensatz zu der Schweiz und zu Österreich vornehmlich auf Managed Print Services gesetzt. In einem Unternehmen werden alle Drucker in ein Netzwerk eingespeist. In diesem werden die Geräte konfiguriert, zentral gesteuert und gepflegt. Die Beschaffenheit von Drucker, Toner und Druckerinfrastruktur wird allerdings in allen Ländern in etwa für gleich wichtig gehalten.

Im Bereich der privaten Anwendung bestehen aber schon leichte Unterschiede: Schweizer Bürger drucken ihre Telefonrechnung eher seltener aus als Deutsche. Andere Dokumenttypen, wie Tickets oder Kontoauszüge drucken die Schweizer hingegen häufiger. Zu fragen ist an dieser Stelle womöglich nach den Abwicklungsverfahren der schweizerischen Telekommunikationsunternehmen.

Anwender vs. IT-Abteilung

In Unternehmen sind es meist die IT-Beauftragten, die sich mit Druckkosten und dem reinen Ablauf der Druckvorgänge innerhalb der Firma befassen. Auf der anderen Seite gibt es aber auch die Vertreter der Firmen, die die eigentlichen Geräte zum Verkauf zur Verfügung stellen. Diese beiden Seiten haben demnach auch unterschiedliche Bedürfnisse hinsichtlich des Druckmanagements: Für den IT-Beauftragten stehen effizientes und kostengünstiges Drucken im Vordergrund.

Die Seitenkosten sollten dabei möglichst gering und die Störanfälligkeit der Geräte möglichst niedrig sein. Auch eine leichte Verwaltung der Druckaufträge, sowie eine unproblematische Wartung sind den IT-Spezialisten wichtig. Auf ein einheitliches Bedienkonzept, sowie kurze Laufwege wird allerdings weniger Wert gelegt. IT-Beauftragte agieren also mehr im Sinne ihres Unternehmens und rücken wirtschaftliche und verwaltungstechnische Faktoren der Druckinfrastruktur in den Vordergrund.

Der Anwender, der die Geräte direkt am Arbeitsplatz oder zu Hause nutzt, hat andere Prioritäten als der IT-Spezialist, der vor allem Kosten kalkulieren und Netzwerke überwachen muss. Idealerweise wünschen sich Anwender ein Multifunktionsgerät direkt am Arbeitsplatz. Die wichtigsten Umwelteigenschaften eines Druckers sind für Anwender ebenfalls andere als für IT-Beauftragte. So sollte der Druckvorgang vor allem leise und möglichst emissionsfrei von statten gehen.

Die Schnittstelle zwischen den Bedürfnissen der Anwender und der IT-Abteilung ist dabei der Standort des Druckers. Die Planungsabteilung der Druckerinfrastruktur muss hier entscheiden, ob man auf die Anwenderbedürfnisse eingeht oder weiter rein wirtschaftliche und administrative Interessen verfolgt.

Einsparung von Kosten ist oberstes Gebot

Wird also über den Kopf des Anwenders hinweg über eine Druckerinfrastruktur entschieden, die nicht auf die Bedürfnisse des Nutzers eingeht, kann die damit verfolgte Druckerstrategie scheitern. Denn wenn dem Anwender kein Drucker in zumindest angemessener Reichweite zur Verfügung steht, behilft sich dieser mit eigenen Beschaffungen und macht so einen dicken Strich durch die Sparmaßnahmen der IT-Abteilung des Unternehmens.

Der Anwender nutzt dann andere Budgets ohne eine eventuelle Rücksprache mit der IT-Planung zu halten. Letztlich können selbst die IT-Spezialisten nicht genau sagen, wie viele Drucker im Unternehmen „kursieren“. Beider Parteien, der Anwender und die IT-Abteilung, verfolgen dennoch die gleichen Interessen: Wenig Druckaufwand und Zeitersparnis. Nur schlägt sich dies in jeweils anderer Form nieder.

Der Wunsch nach Kosteneffizienz ist dabei zumeist der hierarchischen Struktur der Firmen geschuldet. Die IT-Spezialisten müssen kostengünstig planen, weil das Unternehmens-Management darauf besteht. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob gerade viel oder wenig Geld zur Verfügung steht. Ein Vorteil liegt dabei in der leichten Messbarkeit von reinen Kosten. Die Druckeffizienz einer Abteilung zu messen, wäre hingegen viel aufwändiger umzusetzen.

Deshalb nimmt das Management von Firmen bei Fragen der Druckernutzung sofort die entstehenden Kosten ins Visier.

Dabei soll erreicht werden, dass man von vielen kleinen Druckern auf einen großen Zentraldrucker ausweicht. Hier sollen sich dann alle Druckaufträge sammeln. Weniger und größere Geräte sind schneller zu Warten, arbeiten effizienter und schaffen mehr in kürzerer Zeit. So die Annahme der IT-ler. Für den Mitarbeiter ist ein Drucker vorrangig ein Hilfsmittel zur Steigerung der eigenen Produktivität, für die Unternehmensführung ist er hingegen ein reiner Kostenfaktor.

„Druckinfrastruktur? Nie gehört!“

Viele Firmen haben sich noch gar nicht mit der Druckinfrastruktur ihres Unternehmens auseinander gesetzt. Es wird eher ein kurzlebiges Modell je nach Nachfrage verfolgt. In sehr großen Unternehmen wird die Druckinfrastruktur hingegen auch langfristig geplant. Die Gründe hierfür liegen vor allem in der fehlenden Zuständigkeit: Es ist also unklar wer mit einer möglichen Planung einer Druckinfrastruktur zu beauftragen ist. Schließlich ist diese nicht das eigentliche Aufgabenfeld der IT-Spezialisten.

Administrative Aufgaben fallen somit Anwendern und der IT-Abteilung zu gleichen Teilen zu. Diese Aussagen treffen zumindest auf kleinere Unternehmen mit 10 bis 20 Mitarbeitern zu.

Still needed: Druckerpapier!

Man sollte generell meinen, dass das Drucken bereits ausgestorben ist. Dienste, wie Facebook, E-Mail Signaturen oder Cloud-Storage scheinen doch gedruckte Dokumente bereits überflüssig gemacht zu haben. Der Einblick in den Papierverbrauch von Firmen spricht jedoch eine andere Sprache: Gerade der Bedarf an standardmäßigem A4-Druckerpapier hat sich in den letzten drei Jahren sogar erhöht. Das sagen zumindest 60% der für Unternehmen tätigen Papier-Einkäufer. Nahezu die Hälfte der nach dem zukünftigen Papierbedarf Befragten geben an, dass auch in Zukunft noch Papier gebraucht wird und dass das papierfreie Büro immer noch in weiter Ferne liegt.

Die Gründe hierfür liegen in der enormen Datenflut, die durch das Internet bereitgestellt wird. Die Informationsfülle wächst exponentiell an, so dass Informationen zwar leicht verfügbar, aber über den Bildschirm immer noch „anders“ und vor allem „unbequemer“ aufgenommen werden als als durch ein gedrucktes Dokument. Gerade weil der größte Teil des Schriftverkehrs per Mail oder versendeten PDF´s geschieht, drucken sich die Anwender die Schriftstücke aus. Somit wächst das ausgedruckte Volumen stetig an, auch wenn von der riesigen Datenmenge immer weniger auf dem Papier landet. Der rasante Anstieg der verfügbaren Informationen übertrifft also die sinkende Zahl der Druckaufträge bei weitem und lässt letztere also dennoch ansteigen.

Warum wird überhaupt gedruckt?

Anwender drucken vor allem, um zu archivieren. Digitale Archivierungssysteme werden hierfür als noch zu schwierig eingestuft. Ein verbessertes Lesen und die Mobilität sind weitere Gründe, die für das Ausdrucken von Dokumenten genannt werden. Dabei werden vor allem selbst erstellte Texte zu Papier gebracht. Die Crux liegt vor allem darin, dass Anwender vorwiegend Dokumente ausdrucken, die eigentlich für das Lesen am Bildschirm gedacht sind. So entsteht natürlich ein riesiger Output. Des Weiteren werden häufig E-Mails und Präsentationen, sowie Lieferscheine und Rechnungen ausgedruckt.

Drucken: Generationsfrage und Ausblick

Entgegen der Annahme, dass nur noch ältere Menschen drucken, weil sie den Umgang mit Papier gewöhnt sind, zeigen Studien auf, dass auch junge Menschen privat Dokumente ausdrucken.

Unangefochten auf Platz 1 stehen dabei selbst erstellte Textdokumente für Schule oder Uni. Nahezu alle Altersgruppen drucken mit in etwa der gleichen Häufigkeit E-Mails am heimische Rechner aus.

Zwar kann mit vielen Tablet-PC´s schon relativ bequem und papierlos gelesen werden, aber bedrucktes Papier kann damit im Moment noch nicht ersetzt werden. Gerade für den Beruf werden Smartphones und Co. nicht sehr häufig zum Lesen und Schreiben eingesetzt. Langfristig wird also das Druckvolumen, sowohl in Unternehmen, als auch im privaten Bereich nicht sinken, sondern eher noch ansteigen.

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